Merkzettel

Verfahrensverzeichnis


1. Name und Anschrift der verantwortlichen Stelle
Unternehmensgruppe von Umbscheiden, bestehend aus:

Gerhard von Umbscheiden GmbH & Co. KG, Von-Hünefeld-Str. 4a, 50829 Köln
Dieselzentrum von Umbscheiden GmbH, Von-Hünefeld-Str. 4a, 50829 Köln
Von Umbscheiden Dienstleistungs GmbH, Von-Hünefeld-Str. 4a, 50829 Köln
Vermögensgesellschaft von Umbscheiden GmbH & Co.KGEhrenfeldgürtel 112
A+S von Umbscheiden Grundstücksgemeinschaft, Von-Hünefeld-Str. 4a, 50829 Köln


2. Geschäftsleitung
Gerhard von Umbscheiden, Geschäftsführer
Helga von Umbscheiden, Geschäftsführerin

3. Leiter der Datenverarbeitung der verantwortlichen Stelle
Helga von Umbscheiden


4. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung und –nutzung
Vertrieb, Verkauf sowie Vermittlung von Produkten und Dienstleistungen und aller damit verbundenen Nebengeschäfte.
Nebenzwecke sind begleitende oder unterstützende Funktionen wie im Wesentlichen die Personal-, Vermittler-, Lieferanten- und Dienstleisterverwaltung.
Videoüberwachung erfolgt zur Sammlung von Beweismitteln bei Vandalismus, Einbruch oder sonstigen Straftaten.
Durchführung der Speicherung und Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten für eigene Zwecke sowie im Auftrag und Namen gemäß den Dienstleistungsvereinbarungen innerhalb der Unternehmensgruppe.

5. Beschreibung der betroffenen Personengruppen
Es werden zu folgenden Gruppen zur Erfüllung der unter 4. genannten Zwecke im wesentlichen die im folgenden aufgeführten personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet und genutzt:
Kunden(Adressdaten, einschl. Telefon-, Fax- und E-Mail-Daten, Auskünfte, Bankverbindungen, Daten von Fahrzeugen des Kunden, Daten von Fahrzeugaggregaten) Interessenten/Nichtkunden (Adressdaten, Interessengebiete, Angebotsdaten)
Bewerber (im Wesentlichen Bewerbungsdaten, Angaben zum beruflichen Werdegang, zur Ausbildung und Qualifikationen evtl. Vorstrafen), Mitarbeiter, Auszubildende, Praktikanten, Ruheständler, frühere Mitarbeiter und Unterhaltsberechtigte; Vertrags, Stamm- und Abrechnungsdaten (Angaben zu Privat- und Ge-
schäftsadresse, Tätigkeitsbereich, Gehaltszahlungen, Name und Alter von Angehörigen soweit für Sozialleistungen relevant, Lohnsteuerdaten, Bankverbindungsdaten, dem Mitarbeiter anvertrauen Vermögensgegenstände);  Daten zur Personalverwaltung und -steuerung; Arbeitszeiterfassungsdaten sowie Zugangskontrolldaten; Terminverwaltungsda-
ten; Daten zur Kommunikation sowie zur Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen so wie der technischen Systeme; Notfallkontaktdaten zu vom Mitarbeiter ausgewählten Person, die im Notfall kontaktiert werden sollen;
Handelvertreter/Vermittler/Makler/Agenturen (Adress-, Geschäfts- und Vertragsdaten; Kontaktinformationen), Lieferanten/Dienstleister  (Adressdaten, Kontaktkoordinaten; Bankverbindungen, Vertragsdaten; Terminverwaltungsdaten: Abrechnungs- und Leistungsdaten); Kontaktpersonen zu vorgenannten Gruppen.
Sonstige Personengruppe: Videoaufzeichnungen

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten
Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Aufsichtsbehörden).
Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (im Wesentlichen: Personalverwaltung, Buchhaltung, Rechnungswesen, Einkauf, Marketing,
Allgemeine Verwaltung, Vertrieb, Telekommunikation und EDV).
Externe Auftragnehmer (Dienstleistungsunternehmen) entsprechend § 11 BDSG.
Weitere externe Stellen wie z.B. Kreditinstitute (Gehaltszahlungen, Unternehmen soweit der Betroffenen seine schriftliche Einwilligung erklärt hat oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigtem Interesse zulässig ist.

7. Datenübermittlung in Drittländer
Datenübermittlungen in Drittstaaten ergeben sich nur im Rahmen der Vertragserfüllung, erforderlicher Kommunikation sowie anderer im BDSG ausdrücklich vorgesehener Ausnahmen.
Im Übrigen erfolgt keine Übermittlung in Drittstaaten; eine solche ist auch nicht geplant.

8. Regelfristen für die Löschung der Daten
Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und –fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechen Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. So werden die handelsrechtlichen oder finanzwirksamen Daten eines abgeschlossenen Geschäftsjahres den rechtlichen Vorschriften entsprechend nach weiteren zehn Jahren gelöst, soweit keine längeren Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben oder aus berechtigten Gründen erforderlich sind. Kürzere Löschungsfristen werden auf besonderen Gebieten genutzt (z.B. im Personalverwaltungsbereich wie z.B. abgelehnten Bewerbungen oder Abmahnungen). Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die unter 5. genannten Zwecke wegfallen.


Unternehmensgruppe von Umbscheiden
Datenschutzbeauftragt


Helga von Umbscheiden